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初心者でもわかる!プロジェクトを遭難させないポイント3選

価値を再構築する

こんにちは、企業価値をTsukuru専門家の赤星宏一です。

2013年に技術士(Professional Engineer, Japan (P.E. Jp))を取得しました。

技術士とは、「科学技術の応用面に携わる技術者にとって最も権威のある最高位の国家資格」です。

プロジェクトマネジメントを5つの視点でマネジメントする技術士(総合技術監理部門)を2017年に取得しました。

モノづくりで、実践してもプロジェクトが暗礁にのりあげ、いつまで経っても完了しない企業様向けに「プロジェクトを遭難させないポイント3選を紹介いたします。

中小企業の競争力向上になるプロジェクト成功確率が上がることを願っています。

本記事をおススメする方

  • モノづくり中小企業経営者の方
  • モノづくりは得意だけど、プロジェクトマネジメントが初めての中小企業経営者
  • モノづくりを誰かに任せて、経営に集中したい中小企業経営者の方
  • モノづくりを社員一丸となって進めたい中小企業経営者の方

プロジェクトの進め方の提案

プロジェクトマネジメントで最も有名なのが、米国のプロジェクトマネジメント協会(PMI)という団体がまとめている、PMBOK(Project Management Body Of Knowledge )「プロジェクトマネジメント知識体系」です。

また、技術士(総合技術監理部門)でもこのPMBOKに習い、日本文化を知り尽くし総合技術監理部門の概念及び技術体系を示す「総合技術監理部門の技術体系」もあります。

これには、プロジェクトを成功に導く為の考え方やノウハウがたくさん詰め込まれています。

しかし、読み込むには相当の労力が必要です。

今回はその中から、プロジェクトを遭難させないポイントをピックアップしていきます。

ポイントは、

・インプット管理

・工程管理

・成果物管理

を実践するだけです。

では、どのように進めるのでしょうか?

プロジェクトマネジメントが遭難しないポイント

ポイント1.インプット管理

プロジェクトには「目的」があり、その達成度を測る「目標」が存在します。

その目標を達成するために「何をしなければならないのか?」という課題(インプット)を設定します。

この課題が、目的や手段に変わっていくために、いつまでたってもプロジェクトの成果が出ないというのが多く見てきました。

課題設定は、現状分析から始まります。

現状は、内部要因と外部要因から設定します。

内部要因は、4M分析(リソースの洗い出し:人、設備、お金、情報)、内部・外部要因をクロス分析できるSWOT分析(強み・弱み・機会・脅威)が一般的です。

また、ブレインストーミングも有効です。

ツールについては、このブログでは詳しく説明しませんが、あくまでもツールであり絶対ではありません。

組織の状況によっては、「みんなで課題を共有する」という程度でも問題ありません。

固く考えずに、組織の状況に合わせて「課題抽出」を行いましょう。

その課題は、目的・目標に合わせた「重要度」毎に分けて、管理します。

ポイント2:工程管理

プロジェクト作業を要素分解してヌケモレを無くすことです。計画と実績の評価を一目で出来るようにすることです。

プロジェクト全体工程を把握できないことは、まさに地図も無いままに航海に出る恐ろしい状況なのです。

プロジェクト作業にヌケモレを無くす為には、WBS(Work Breakdown Structure)の作成が必要不可です。

WBSとは、作業(Work)を分解(Breakdown)し構造化(Structure)する手法です。

トップ事象は「目的・目標」となり、実行作業を下に細分化していくことです。

項目が決まれば、工程管理には、次のことを同時に管理できる仕組みにします。

・タスク進捗管理:要素分解した項目の進捗状態を解るようにします。

・予実管理:費やした開発費、時間を解るようにします。予算管理、負荷状況が分かり、問題点を共有できるためです。

工程管理は、常に見直す必要があります。

初期に計画した内容にずれが発生すると、当然初期の計画とのギャップが生まれます。

そこで大事なのが、「評価」です。

計画当初も、目的・目標・課題に対して評価し、工程を作成しています。

しかし、実行すると、様々な問題にあたります。

その問題を評価するのです。

何が原因なのか?改善案を検討し、工程へのフィードバックを行うのです。

これが工程管理のPDCAサイクルです。

ポイント3:成果物管理

プロジェクトの中間・最終でのアウトプットのことです。

最終だけではなく、途中経過での成果物を管理するのがポイントです。

なぜなら、実行するとずれが発生します。

早期の発見により、目標や課題設定のズレを素早く修正できます。

成果物は、「途中の成果物管理」が重要なのです。

まとめ

ほかにもリスク管理、変更管理など必要なことはたくさんありますが、3つのポイントだけでもプロジェクトは劇的に進みます。

この3つのポイント

・インプット管理

・工程管理

・成果物管理

をPDCAサイクルで行うことが重要です。

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